10 проверок НДФЛ и взносов в 1С:ЗУП перед 6-НДФЛ: 7 шагов

Коротко: Перед сдачей 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1 нужно выполнить 10 ключевых проверок за 7 последовательных шагов: сверка регистров налогового учёта, контроль исчисленного/удержанного/перечисленного НДФЛ, проверка вычетов, межрасчётных выплат, дат получения дохода, ведомостей, уведомлений в ФНС, контрольных соотношений и взносов. На практике это занимает 2–4 часа и позволяет избежать штрафов по ст. 126.1 НК РФ (500 ₽ за каждый недостоверный документ) и требований ФНС о пояснениях.

Почему перед сдачей 6-НДФЛ обязательна сверка регистров?

Расчёт 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1 формируется не из проводок и не из начислений напрямую, а из специализированных регистров накопления налогового учёта: РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ, УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ, РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ, ПримененныеВычетыНДФЛ. Любое расхождение между фактическими начислениями в документах и движениями по этим регистрам приводит к ошибкам в отчёте.

Типичная ситуация: бухгалтер исправил сумму больничного «задним числом» через ввод документа на дату прошлого месяца, но не перепровёл начисление зарплаты. В результате регистр исчисленного НДФЛ показывает старую сумму, а ведомость — новую. Отчёт 6-НДФЛ соберётся с ошибкой, и ФНС пришлёт требование. Чтобы такие ситуации обнаружить заранее, нужна системная проверка.

В этой статье разберём 7 шагов, в рамках которых вы выполните 10 проверок. Если у вас сложная организация с несколькими ОКТМО, обособленными подразделениями или большим штатом — рекомендуем после самостоятельной сверки привлечь специалиста по задачи по 1С:ЗУП для финального аудита.

Шаг 1. Подготовка базы и закрытие периода

Что сделать перед стартом проверок?

До начала сверки убедитесь, что все документы периода введены и проведены в правильной хронологической последовательности. В 1С:ЗУП критичен порядок проведения — если ведомость на выплату аванса проведена раньше, чем «Начисление за первую половину месяца», удержанный НДФЛ распределится некорректно.

Откройте «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое перепроведение документов» и перепровёдите все документы по зарплате за квартал.
Закройте период для редактирования предыдущих кварталов через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Даты запрета изменения данных».
Сделайте резервную копию базы — все последующие действия могут привести к массовым изменениям регистров.

Как проверить корректность перепроведения программно?

// Проверка наличия непроведённых документов начислений за период
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
	"ВЫБРАТЬ
	|	Начисление.Ссылка КАК Документ,
	|	Начисление.Дата КАК Дата,
	|	Начисление.Организация КАК Организация
	|ИЗ
	|	Документ.НачислениеЗарплаты КАК Начисление
	|ГДЕ
	|	Начисление.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
	|	И НЕ Начисление.Проведен";

Запрос.УстановитьПараметр("НачалоПериода", НачалоКвартала(ТекущаяДата()));
Запрос.УстановитьПараметр("КонецПериода", КонецКвартала(ТекущаяДата()));

Результат = Запрос.Выполнить().Выгрузить();

Если Результат.Количество() > 0 Тогда
	Сообщить("Найдено непроведённых документов: " + Результат.Количество());
КонецЕсли;

Шаг 2. Проверка №1 и №2 — исчисленный и удержанный НДФЛ

Как сверить исчисленный НДФЛ с начисленным доходом?

Первая и самая важная проверка — соответствие исчисленного НДФЛ ставке 13% (или 15% для доходов свыше 5 млн ₽, или 30% для нерезидентов) от налогооблагаемой базы. Откройте отчёт «Налоги и взносы» → «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода» с группировкой по сотруднику.

В отчёте сравните колонки «Облагаемый доход», «Вычеты», «Налоговая база» и «Исчислено». Формула должна выполняться: (Облагаемый доход − Вычеты) × Ставка = Исчислено. Расхождение в копейках возможно из-за округления, но расхождения в рубли — это ошибка.

Почему исчисленный и удержанный НДФЛ могут не совпадать?

Удержанный НДФЛ формируется в момент проведения ведомости на выплату. Если выплата за месяц не произведена до отчётной даты, удержанный НДФЛ будет меньше исчисленного — это нормально и отражается в строке 170 раздела 2.

Откройте отчёт «Проверка разд. 2 6-НДФЛ» (в ЗУП 3.1.27+ доступен через «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам»). Он автоматически выявляет расхождения. Также используйте «Анализ начисленных налогов и взносов» с настройкой группировки по физлицам.

На практике 80% ошибок в 6-НДФЛ связаны именно с расхождением исчисленного и удержанного налога из-за неправильного порядка проведения документов или ручных корректировок.

Шаг 3. Проверки №3 и №4 — перечисленный НДФЛ и уведомления ФНС

Как сверить перечисленный НДФЛ с платёжками?

С 2023 года НДФЛ перечисляется через ЕНС, и в 1С:ЗУП фиксация перечисления выполняется документом «Перечисление НДФЛ в бюджет» (если ведётся учёт оплат) или автоматически в момент выплаты (при настройке «Регистрация перечисленных сумм налога вместе с ведомостями»).

Проверьте настройку: «Настройка» → «Организации» → закладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты» → флажок «При выплате зарплаты налог считать перечисленным». Если флажок снят, нужны отдельные документы «Перечисление НДФЛ».

Откройте отчёт «Перечисленный НДФЛ» — он покажет суммы по периодам перечисления (с 1-го по 22-е и с 23-го по последний день месяца — две даты уплаты в 2024–2025 годах).
Сверьте суммы с банковскими выписками (или с 1С:Бухгалтерия — для этого подходит подключение через 1С:Бухгалтерия на Кодерион).
Проверьте КБК — для НДФЛ резидентов 182 1 01 02010 01 1000 110, для нерезидентов и доходов свыше 5 млн ₽ — отдельные КБК.

Как проверить уведомления об исчисленных суммах?

С 2024 года уведомления подаются дважды в месяц: до 3-го числа (за период с 23-го по последнее число прошлого месяца) и до 25-го (за период с 1-го по 22-е). В 1С:ЗУП они формируются документом «Уведомление об исчисленных суммах налогов».

Сравните суммы в уведомлениях с суммами удержанного НДФЛ за соответствующие периоды. Расхождения возникают, когда ведомость провели задним числом после отправки уведомления — тогда нужно подать корректирующее.

Шаг 4. Проверки №5 и №6 — вычеты и дата получения дохода

Все ли стандартные вычеты применены корректно?

С 2025 года изменились размеры детских вычетов: 1400 ₽ на первого, 2800 ₽ на второго, 6000 ₽ на третьего и последующих, лимит дохода — 450 000 ₽. Проверьте, что в карточках сотрудников актуальные сведения через «Кадры» → «Заявления на вычеты».

Откройте отчёт «Применение вычетов по НДФЛ» — он покажет помесячно применённые вычеты по каждому сотруднику. Обратите внимание на месяц, в котором доход превысил 450 000 ₽ — с этого месяца стандартные вычеты применяться не должны.

// Контроль превышения лимита дохода для стандартных вычетов
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
	"ВЫБРАТЬ
	|	Доходы.ФизическоеЛицо КАК ФизЛицо,
	|	СУММА(Доходы.СуммаДохода) КАК СуммаДохода
	|ИЗ
	|	РегистрНакопления.УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ КАК Доходы
	|ГДЕ
	|	Доходы.Период МЕЖДУ &НачалоГода И &КонецПериода
	|	И Доходы.КатегорияДохода = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.КатегорииДоходаНДФЛ.ОсновнаяНалоговаяБаза)
	|СГРУППИРОВАТЬ ПО
	|	Доходы.ФизическоеЛицо
	|ИМЕЮЩИЕ
	|	СУММА(Доходы.СуммаДохода) > 450000";

Запрос.УстановитьПараметр("НачалоГода", НачалоГода(ТекущаяДата()));
Запрос.УстановитьПараметр("КонецПериода", КонецМесяца(ТекущаяДата()));

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

Пока Выборка.Следующий() Цикл
	Сообщить("Сотрудник " + Выборка.ФизЛицо + " превысил лимит. Доход: " + Выборка.СуммаДохода);
КонецЦикла;

Правильно ли определена дата фактического получения дохода?

С 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты (а не последний день месяца, как раньше). Это критично для разделения доходов между отчётными периодами.

Пример: зарплата за декабрь 2024 года, выплаченная 9 января 2025 года, — это доход 2025 года и попадает в 6-НДФЛ за 1 квартал 2025. Проверьте, что в документах «Ведомость на выплату» проставлена реальная дата выплаты, а не дата создания документа.

Шаг 5. Проверки №7 и №8 — межрасчётные выплаты и натуральные доходы

Корректно ли отражены отпускные и больничные?

Отпускные облагаются НДФЛ в момент выплаты, а не начисления. Если отпуск с 1 октября выплачен 27 сентября — это доход сентября, и НДФЛ удерживается с выплаты 27.09 и попадает в уведомление за период 23–30 сентября.

Откройте журнал «Отпуска» и «Больничные» за период и сверьте даты документов с датами в связанных ведомостях. В отчёте «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» видна привязка налога к источнику.

Как проверить натуральный доход и матвыгоду?

С 2024 года матвыгода от экономии на процентах снова облагается НДФЛ по ставке 35%. Если у вас есть займы сотрудникам — проверьте документы «Договор займа сотруднику» и регулярность начисления матвыгоды (ежемесячно последним днём месяца).

Подарки свыше 4000 ₽ в год — облагаются НДФЛ с превышения, код дохода 2720.
Оплата питания, ДМС сверх лимитов — натуральный доход, код 2510.
Сверхнормативные суточные (свыше 700 ₽ по РФ, 2500 ₽ за рубежом) — облагаются.

Шаг 6. Проверки №9 и №10 — страховые взносы и контрольные соотношения

Сходится ли база НДФЛ с базой страховых взносов?

Хотя 6-НДФЛ и РСВ — разные отчёты, ФНС применяет контрольные соотношения между ними. С 2024 года КС 3.1: строка 050 раздела 1 РСВ за период должна быть ≥ строки 110 раздела 2 6-НДФЛ минус строка 111 (дивиденды) минус необлагаемые взносами доходы.

Используйте отчёт «Сверка 6-НДФЛ и РСВ» (в ЗУП 3.1.28+) или сформируйте оба отчёта и сравните вручную. Типичные причины расхождений:

Выплаты по ГПХ — облагаются НДФЛ и взносами на ОПС/ОМС, но не облагаются взносами по травматизму.
Компенсации при увольнении сверх 3-кратного среднего заработка — облагаются и НДФЛ, и взносами.
Материальная помощь до 4000 ₽ — не облагается ни НДФЛ, ни взносами; матпомощь при рождении ребёнка до 50 000 ₽ — не облагается.
Больничные за первые 3 дня за счёт работодателя — облагаются НДФЛ, но не облагаются взносами.

Все ли контрольные соотношения 6-НДФЛ выполняются?

ФНС опубликовала список из 25+ контрольных соотношений для 6-НДФЛ (письмо ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@). В 1С:ЗУП проверка КС встроена в форму отчёта — нажмите кнопку «Проверка» → «Проверить контрольные соотношения».

Ключевые соотношения:

КС 1.3: строка 140 − строка 150 ≥ 0 (исчисленный налог не может быть меньше фиксированных авансов иностранцев).
КС 1.7: строка 110 ≥ строка 130 (доход не меньше вычетов).
КС 1.10: средняя зарплата сотрудника ≥ МРОТ и ≥ средней по отрасли в регионе.
КС 1.16: сумма по разделу 1 = сумма удержанного НДФЛ в разделе 2 за соответствующие сроки перечисления.

// Программная проверка КС 1.7: доход >= вычетов по каждому сотруднику
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
	"ВЫБРАТЬ
	|	Доходы.ФизическоеЛицо КАК ФизЛицо,
	|	СУММА(Доходы.СуммаДохода) КАК Доход,
	|	СУММА(ЕСТЬNULL(Вычеты.Сумма, 0)) КАК СуммаВычетов
	|ИЗ
	|	РегистрНакопления.УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ КАК Доходы
	|		ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрНакопления.ПримененныеВычетыНДФЛ КАК Вычеты
	|		ПО Доходы.ФизическоеЛицо = Вычеты.ФизическоеЛицо
	|			И Доходы.Период = Вычеты.Период
	|ГДЕ
	|	Доходы.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
	|СГРУППИРОВАТЬ ПО
	|	Доходы.ФизическоеЛицо
	|ИМЕЮЩИЕ
	|	СУММА(Доходы.СуммаДохода) < СУММА(ЕСТЬNULL(Вычеты.Сумма, 0))";

Запрос.УстановитьПараметр("НачалоПериода", НачалоКвартала(ТекущаяДата()));
Запрос.УстановитьПараметр("КонецПериода", КонецКвартала(ТекущаяДата()));

Результат = Запрос.Выполнить().Выгрузить();

Если Результат.Количество() > 0 Тогда
	Сообщить("Нарушение КС 1.7 у сотрудников: " + Результат.Количество());
КонецЕсли;

Шаг 7. Финальная сборка отчёта и архивация результатов

Как правильно сформировать 6-НДФЛ после всех проверок?

После выполнения 10 проверок откройте «1С-Отчётность» → «Создать» → «6-НДФЛ» → выберите период → «Заполнить». Программа автоматически подтянет данные из регистров. Не правьте суммы вручную в форме отчёта — все исправления делайте через корректирующие документы.

Если расхождения всё же обнаружились в самом отчёте — используйте документ «Операция учёта НДФЛ» для точечной корректировки регистров. Это инструмент крайней меры, и им нужно пользоваться осторожно.

Что сохранить для аудита и налоговой?

Регистры налогового учёта по НДФЛ (отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ») — обязательно по требованию ФНС.
Расчётные листки сотрудников за квартал.
Свод начислений и удержаний.
Ведомости на выплату с реквизитами платёжных поручений.
Уведомления об исчисленных суммах и платёжки по ЕНС.

Храните комплект минимум 5 лет (срок хранения документов по НДФЛ). При смене бухгалтера или аудиторской проверке этот пакет сэкономит десятки часов. Если объём операций большой и вы планируете автоматизировать процесс — найдите подходящего исполнителя через фриланс 1С или закажите готовое решение в маркетплейс обработок.

Найдите специалиста для решения этой задачи на koderion.ru