1С ЗУП: отчёт по ФОТ — топ-7 форм для контроля и БДДС

📅 Опубликовано 27 августа 2026 г.

Коротко: Сформировать отчёт по ФОТ в 1С:ЗУП можно за 2–3 минуты в разделе «Зарплата → Отчёты по зарплате»: базовая цифра — в «Своде начисленной и удержанной зарплаты», расшифровка по людям — в «Анализе зарплаты по сотрудникам (в целом за период)», управленческий разрез по подразделениям и статьям затрат — в «Отражении зарплаты в бухучёте». Денежный ФОТ = начисления + страховые взносы по единому тарифу 30% (15,1% сверх предельной базы) + взносы на травматизм 0,2–8,5%. Ниже — 7 отчётов, которые закрывают факт, план и платёжный календарь.

Главное в цифрах

Полная стоимость сотрудника выше оклада примерно на 30–38%: единый тариф страховых взносов 30% до предельной базы, 15,1% сверх неё, плюс травматизм от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профриска.
НДФЛ не увеличивает ФОТ, но меняет денежный поток: с 2025 года действует пятиступенчатая шкала 13 / 15 / 18 / 20 / 22%, и удержанный налог уходит из кассы отдельными платежами до 28-го и до 5-го числа.
«Свод начисленной и удержанной зарплаты» — единственный отчёт, который сходится с бухучётом «в лоб». Все остальные формы ЗУП дают срезы и без сверки со сводом расходятся на межрасчётные документы.
Плановый ФОТ считается не по факту, а по документу «Штатное расписание» и отчёту «Плановые начисления сотрудников» — это два разных источника, и расхождение между ними и есть зона перерасхода.
Один месяц ФОТ распадается минимум на 4 платёжных события: аванс, окончательный расчёт, НДФЛ, взносы. Именно поэтому строка «зарплата» в БДДС никогда не равна одной сумме начислений.

Что входит в ФОТ и почему отчёт в 1С:ЗУП не совпадает с суммой к выплате?

Главная причина, по которой финансовый директор и бухгалтер спорят о цифре ФОТ, — они смотрят на разные показатели одного и того же расчётного листка. Фонд оплаты труда — это начисленная сумма до удержаний: оклады, часовые тарифы, сдельная оплата, доплаты за ночные и праздничные, сверхурочные, районный коэффициент и северная надбавка, премии, отпускные, средний заработок за командировки, компенсация за неиспользованный отпуск.

А «к выплате» — это начислено минус НДФЛ, минус алименты и исполнительные листы, минус удержания по займам и профвзносам. Разница между двумя цифрами по средней компании составляет 13–22% только за счёт налога. Отдельно стоят суммы, которые в 1С:ЗУП проходят через расчётный лист, но не относятся к ФОТ: пособие по временной нетрудоспособности за счёт СФР, детские пособия, материальная помощь, компенсации проезда и питания, дивиденды, выплаты по договорам аренды имущества сотрудника.

Именно поэтому первый шаг перед любым отчётом — договориться внутри компании, какую именно цифру вы называете ФОТ. Практика такая: для отчётности по труду и для сравнения с отраслевыми бенчмарками берут «начислено по видам расчёта, входящим в ФОТ»; для бюджета — «начислено + взносы»; для платёжного календаря — «к выплате + НДФЛ + взносы, разнесённые по датам».

Из чего складывается денежная нагрузка сверх начислений

Элемент нагрузки	Ставка / база	Срок платежа	Где виден в 1С:ЗУП
Начисления (ФОТ)	по видам расчёта	аванс + расчёт, не реже чем каждые полмесяца	Свод начисленной и удержанной зарплаты
Страховые взносы по единому тарифу	30% до предельной базы, 15,1% сверх	до 28-го числа следующего месяца	Налоги и взносы (кратко), Анализ взносов в фонды
Взносы на травматизм (НС и ПЗ)	0,2–8,5% по классу профриска	до 15-го числа следующего месяца	Анализ взносов в фонды
НДФЛ (удержание, не расход)	13 / 15 / 18 / 20 / 22%	до 28-го и до 5-го числа	Анализ НДФЛ по месяцам, Свод
Резерв отпусков	оценочное обязательство	не платёж, но нагрузка на прибыль	Отражение зарплаты в бухучёте

Как сформировать отчёт по ФОТ в 1С:ЗУП: общий порядок действий

Порядок одинаков практически для всех форм, поэтому его достаточно освоить один раз:

Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» (в некоторых конфигурациях — «Отчёты» → «Зарплата»). Кадровые формы лежат в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», налоговые — в «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам».
Задайте период. Для месячного контроля берите строго календарный месяц: смешение «периода регистрации» и «периода действия» — источник половины расхождений.
Выберите организацию, а при холдинговой структуре — обособленное подразделение и головную организацию отдельно.
Нажмите «Настройки» и переключитесь в режим «Расширенный». Только там доступны вкладки «Отборы», «Поля и сортировки», «Структура», «Оформление».
На вкладке «Структура» задайте группировки: Подразделение → Должность → Сотрудник, либо Статья затрат → Вид расчёта.
Сформируйте отчёт и сохраните настройку кнопкой «Сохранить вариант отчёта» с понятным именем вроде «ФОТ по ЦФО, помесячно». Через месяц вы не вспомните, какие галочки ставили.

Практическое правило: любой управленческий отчёт по ФОТ должен быть сохранённым вариантом, а не разовой настройкой. Если аналитику невозможно повторить одной кнопкой, ею не будут пользоваться дольше двух месяцев.

Какие отчёты выбрать под конкретную задачу

№	Отчёт	Раздел меню	Задача, которую закрывает
1	Свод начисленной и удержанной зарплаты	Зарплата → Отчёты по зарплате	Контрольная сумма ФОТ за месяц
2	Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)	Зарплата → Отчёты по зарплате	Кто именно и сколько получил
3	Анализ начислений и удержаний	Зарплата → Отчёты по зарплате	Структура ФОТ по видам расчёта
4	Налоги и взносы (кратко)	Налоги и взносы → Отчёты	Нагрузка сверх начислений
5	Отражение зарплаты в бухучёте	Зарплата → Отчёты по зарплате	ФОТ по ЦФО и статьям затрат
6	Плановые начисления сотрудников + Штатное расписание	Кадры → Кадровые отчёты	Плановый ФОТ и вакансии
7	Задолженность по зарплате	Выплаты → Отчёты по выплатам	Переход от ФОТ к денежному потоку

1. Свод начисленной и удержанной зарплаты — с чего начинать контроль ФОТ?

Это единственный отчёт, который даёт цифру, сходящуюся с бухгалтерским учётом без оговорок. Он показывает три блока: начислено (по видам расчёта), удержано (НДФЛ и прочие удержания) и справочно — страховые взносы. Внизу выводится строка «Долг за организацией на конец периода» — это и есть будущий отток денег.

Как настроить

Период — календарный месяц. В настройках включите вывод по подразделениям, если нужен разрез по ЦФО. Обязательно проверьте флаг «Выводить взносы»: без него вы получите ФОТ без нагрузки и занизите бюджет на треть.

На что смотреть в первую очередь

Строка «Начислено всего» — контрольная сумма месяца. Сверяйте её с оборотом по кредиту счёта 70 в бухгалтерской базе; расхождение более 0,5% почти всегда означает непроведённый или проведённый задним числом документ.
Блок «Удержано» — если сумма НДФЛ резко скакнула, ищите переход сотрудников через порог прогрессивной шкалы или разовые премии.
Долг на конец периода — если он растёт три месяца подряд, у компании кассовый разрыв по зарплате, а не «особенности расчёта».

2. Анализ зарплаты по сотрудникам — кто конкретно формирует перерасход?

Отчёт существует в двух вариантах: «помесячно» и «в целом за период». Первый удобен, чтобы увидеть динамику одного человека за полгода, второй — чтобы разложить годовой ФОТ по людям одной таблицей.

Как настроить под контроль ФОТ

Откройте «Настройки» → «Расширенный», на вкладке «Структура» задайте иерархию Подразделение → Должность → Сотрудник. На вкладке «Отборы» добавьте отбор по виду расчёта, если нужно посмотреть только премиальную часть. На вкладке «Поля и сортировки» поставьте сортировку по убыванию суммы начислений — верхние 10 строк обычно объясняют 30–40% всего перерасхода.

Типовая аналитика, которую из него достают

Соотношение постоянной и переменной части по каждому сотруднику. Здоровая пропорция для производственного персонала — 60/40, для административного — 85/15.
Сотрудники с нулевым отпуском за 12 месяцев: это и риск по ТК, и мина замедленного действия в резерве отпусков.
Динамика после плановой индексации окладов — отчёт наглядно показывает, кому индексация фактически применилась, а кого документ обошёл стороной.

3. Анализ начислений и удержаний — из чего на самом деле состоит ФОТ?

Если предыдущий отчёт отвечает на вопрос «кто», то этот — на вопрос «за что». Он раскладывает фонд по видам расчёта: оклад по дням, оплата по часовому тарифу, доплата за работу в ночное время, сверхурочные в полуторном и двойном размере, оплата праздничных дней, районный коэффициент, премия месячная, премия разовая, отпуск основной, компенсация отпуска при увольнении, средний заработок за время командировки.

Зачем это финансисту

Потому что виды расчёта ведут себя в бюджете по-разному. Оклады — почти константа, они меняются только при найме, увольнении и индексации. Сверхурочные и ночные — переменная величина, прямо зависящая от загрузки производства. Отпускные — сезонный пик, который в июле–августе способен увеличить месячный ФОТ на 15–25% без единого нового сотрудника. Разовые премии — управляемая величина, и именно её режут первой при дефиците ликвидности.

Как читать отчёт

Выведите структуру за 12 месяцев и посчитайте долю каждого вида расчёта.
Отметьте виды с долей выше 3% — только их имеет смысл планировать отдельными строками БДДС, остальные сворачивайте в «Прочие начисления».
Проверьте сверхурочные: если они стабильно превышают 8–10% ФОТ подразделения, дешевле нанять человека, чем оплачивать переработки в повышенном размере.

4. Налоги и взносы — сколько компания платит сверх начислений?

Отчёт «Налоги и взносы (кратко)» вместе с «Анализом взносов в фонды» показывает вторую половину стоимости персонала. Единый тариф страховых взносов составляет 30% до предельной базы и 15,1% с выплат сверх неё; база индексируется ежегодно, поэтому перед годовым бюджетом её значение нужно перепроверять в актуальной редакции главы 34 НК РФ. Дополнительно начисляются взносы на травматизм по классу профриска — от 0,2% для офиса до 8,5% для тяжёлых производств.

Эффект предельной базы — почему нагрузка падает к концу года

Это ключевой нюанс планирования, который ломает наивные бюджеты. Если в компании есть высокооплачиваемые сотрудники, к осени их доход нарастающим итогом превышает предельную базу, и ставка взносов по ним падает вдвое. В результате при ровном ФОТ платежи по взносам в ноябре–декабре оказываются заметно ниже, чем в январе–марте. Планировать взносы плоским процентом от ФОТ — типичная ошибка, дающая расхождение факта с планом на сотни тысяч рублей в год.

Что делать

Стройте отчёт по взносам помесячно с разрезом по тарифу, а не одной годовой суммой.
Отдельно контролируйте применение льготных тарифов (МСП, ИТ, резиденты особых зон) — они настраиваются в карточке организации в разделе «Учётная политика» и при неверной настройке дают доначисления с пенями.
Помните о разных сроках: единый налоговый платёж по взносам — до 28-го числа, травматизм — до 15-го. В платёжном календаре это две разные даты.

5. Отражение зарплаты в бухучёте — как разложить ФОТ по подразделениям и статьям затрат?

Это самый недооценённый управленческий отчёт ЗУП. Он показывает не «сколько начислили», а «на какие счета и статьи затрат это легло»: 20 — основное производство, 25 — общепроизводственные, 26 — управленческие, 44 — коммерческие расходы, 08 — капитализируемые в стоимость актива. Для управленческого учёта это готовая разбивка ФОТ на прямые и косвенные расходы.

Как настроить корректный разрез

Работает только при заполненных настройках: в справочнике «Подразделения» должен быть указан способ отражения, в «Начислениях» — способ отражения по видам расчёта, а при необходимости — индивидуальный способ в карточке сотрудника. Приоритет такой: сотрудник → начисление → подразделение → организация. Если аналитика «размазана» по одному счёту, значит, настройки заданы только на верхнем уровне.

Что даёт бизнесу

Долю ФОТ в себестоимости продукта — базовый показатель для ценообразования.
Стоимость содержания административного блока в процентах от выручки.
Готовый мост между ЗУП и БДДС: статьи затрат из этого отчёта напрямую превращаются в статьи бюджета. Подход тот же, что и при контроле кассовых разрывов в БДДС — сначала аналитика, потом суммы.

Найдите специалиста для решения этой задачи на koderion.ru