Номенклатура дел в 1С:Документооборот 2.1: кейс за 7 недель

📅 Опубликовано 26 октября 2026 г.

Коротко: номенклатура дел в 1С:Документооборот 2.1 – это справочник, который связывает индекс дела, его заголовок, срок хранения и статью Перечня Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236), после чего каждый документ попадает в конкретное дело (том) автоматически. Строительный подрядчик с 600 сотрудниками прошёл этот путь за 7 недель: 38 разделов, 1 420 дел, сокращение архивного помещения вдвое и подтверждённая годовая экономия при единоразовых затратах на лицензии и работы.

Главное из кейса

• 7 недель от инвентаризации бумажного архива до печати первых обложек дел из 1С – при одном выделенном методологе со стороны заказчика и 2 специалистах подрядчика.
• 1 420 дел в 38 разделах: дела со сроком хранения до 10 лет включительно, как правило, остаются в структурных подразделениях (кадры, бухгалтерия) и по истечении срока уничтожаются в установленном порядке – в архив их передавать не требуется. Однако это не запрет: если в подразделении нет условий для хранения в течение установленных сроков, такие дела по решению руководителя организации или уполномоченного им лица всё же передаются в архив. В архив обязательно идут дела со сроком хранения свыше 10 лет, включая постоянное, и документы по личному составу.
• Экономия в год сложилась из аренды помещения, рабочего времени на поиск документов, курьерских выездов, авральной подготовки к истребованиям и печати дублей.
• Окупаемость обеспечивается этой экономией при бюджете проекта, который складывается из лицензий и работ.
• Сроки хранения вписаны не текстом, а ссылкой на статью Перечня – именно это позволило за один вечер сформировать акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Что такое номенклатура дел и почему без неё архив в 1С не работает?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, которые организация заводит в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Документ утверждается на календарный год, вводится в действие с 1 января и служит основой для последующего учёта: по нему составляются описи, по нему же документы выделяются к уничтожению. Форма номенклатуры приведена в приложении к действующим Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, которым заменены Правила 2015 года, утверждённые приказом Минкультуры № 526).

У подрядчика до проекта номенклатура существовала в виде файла Word, который последний раз всерьёз пересматривали при переходе на Перечень 2019 года. Индексы в нём не совпадали с наклейками на корешках папок, часть дел дублировалась между бухгалтерией и отделом кадров, а сроки хранения были вписаны вручную – «5 лет», «до минования надобности», «постоянно» – без указания статьи, на основании которой этот срок назначен. Когда приходило требование налоговой или запрос по субподрядному договору 2019 года, поиск занимал от сорока минут до полутора дней, потому что никто не знал, в каком именно томе лежит нужный акт.

В 1С:Документооборот номенклатура дел перестаёт быть отчётным файлом и становится рабочим механизмом: это справочник, на который ссылаются сами документы. Пока номенклатуры нет, система хранит карточки и файлы, но не знает, к какой учётной единице они относятся, – и архивную часть работы приходится вести параллельно в Excel. Именно эту параллельную работу проект и убирал.

Как устроена номенклатура дел в 1С:Документооборот 2.1?

Механизм включается настройкой: раздел Настройка и администрирование → Настройка программы → Делопроизводство, флаг использования номенклатуры дел и учёта по делам (точная формулировка флага отличается между релизами 2.1, поэтому ориентируйтесь на блок «Дела» в этой группе настроек). После включения в программе появляются два связанных справочника и набор печатных форм.

Разделы и тома номенклатуры дел: из чего собирается структура

Верхний уровень – разделы номенклатуры. Обычно они повторяют организационную структуру: 01 – Руководство, 02 – Бухгалтерия, 03 – Кадры, 04 – Юридический отдел, 05 – Производственно-технический отдел. Внутри раздела перечисляются заголовки дел, и полный индекс дела собирается из номера раздела и порядкового номера внутри него: 03-07 – седьмое дело кадрового раздела. Для подрядчика добавили второй уровень разделов по обособленным участкам, потому что документы по объектам в Казани и Нижнем Новгороде велись локально и их нельзя было сваливать в один раздел ПТО.

Внутри одного заголовка дела за год может накопиться слишком много документов – тогда дело делится на тома. Правила ограничивают том 250 листами и толщиной около 4 см, и это ограничение полезно соблюдать даже для электронных дел: том на 900 листов невозможно ни переплести, ни корректно описать. В 1С том – это отдельный элемент справочника «Дела (тома)» со своим номером, датами открытия и закрытия и количеством листов.

Чем отличается номенклатура дел в 1С:Документооборот 3.0?

Логика в редакции 3.0 та же: разделы, дела, тома, сроки хранения со ссылкой на статью перечня, печатные формы обложки и листа-заверителя. Разница – в навигации и в глубине автоматизации. В 3.0 работа с делами собрана ближе к разделу документов и файлов, настройки делопроизводства перегруппированы, а правила автоматического отнесения документа к делу удобнее связывать с видами документов и процессами обработки. Если вы выбираете между редакциями под архивный проект, обратите внимание и на смежные механизмы 3.0 – например, на автоматическое повторение регулярных документов, которое снимает часть ручного ввода в тех же делах, что заполняются каждый месяц.

Подрядчик остался на 2.1 осознанно: система была внедрена три года назад, доработок было немного, но переход на 3.0 означал отдельный проект миграции и переобучение 180 пользователей. Решение было простым – сначала навести порядок в делах на текущей редакции, перенос на 3.0 планировать отдельно, когда номенклатура уже будет работать.

Как выглядел бумажный архив до проекта?

Первую неделю потратили на пересчёт: настройка системы началась позже. Без инвентаризации любая оценка сроков и бюджета остаётся гаданием, а здесь требовалось понять физический объём: сколько папок, где они стоят, какие годы закрыты, что уже можно уничтожать по истечении сроков. Результат свели в таблицу – она же стала базой для расчёта экономии.

Показатель	До проекта	После 7 недель
Площадь архивного помещения	42 м² (аренда 2 000 ₽/м² в месяц)	21 м²
Папок на полках	≈ 2 900	1 760 (остальное – к уничтожению по истечении сроков)
Дел, описанных формально	нет единого учёта	1 420 дел в справочнике «Дела (тома)»
Среднее время поиска документа 3–5-летней давности	40 минут – 1,5 дня	до 10 минут
Выездов курьера в удалённое хранилище	18 в месяц	3 в месяц
Сроки хранения с указанием статьи Перечня	0 %	100 % дел

Отдельным открытием стало то, что 340 папок вообще не нужно было хранить: сроки по ним истекли ещё в 2023–2024 годах, но без акта о выделении к уничтожению никто не решался их тронуть. Эти папки занимали почти четверть стеллажей и исправно переезжали вместе с архивом при каждой смене помещения.

Как уложить перевод архива в 7 недель?

График строили по принципу «методология → структура → данные → эксплуатация». Содержательная часть (сопоставление сроков хранения) шла параллельно с технической, но решения по срокам принимал методолог заказчика – передавать этот участок внешнему исполнителю нельзя, ответственность за назначенный срок хранения остаётся на организации.

Неделя	Что делали	Результат
1	Инвентаризация полок, опрос подразделений, выгрузка статистики документов из 1С за 3 года	Перечень фактических дел, 340 папок с истёкшими сроками
2	Проектирование разделов и системы индексов, согласование с руководителями подразделений	38 разделов, правила нумерации, шаблоны заголовков дел
3	Сопоставление каждого заголовка со статьёй Перечня, выделение дел с отметкой ЭПК	1 420 строк со сроком и статьёй, 124 дела с ЭПК
4	Настройка в 1С:Документооборот 2.1: включение учёта по делам, ввод разделов, права доступа	Рабочая номенклатура на текущий год в системе
5	Создание дел и томов, привязка мест хранения, маркировка корешков	1 760 папок соотнесены с элементами справочника
6	Настройка автоматического отнесения документов к делам по видам документов, обучение 24 ответственных	Новые документы падают в дела без ручного выбора
7	Опытная эксплуатация, печать обложек и листов-заверителей, формирование описей и акта на уничтожение	Закрытые дела за прошлый год, акт на 340 папок

Критичным для графика оказался третий этап. Сопоставление заголовков со статьями Перечня требовало управленческих решений: по каждому спорному делу методолог, главбух и юрист договаривались, какой срок применяется, и фиксировали основание. Пропустить этот этап технически можно – система примет любое значение в поле срока хранения, – но тогда проект превращается в перекладывание бумаг в новые папки.

Как привязать сроки хранения к Перечню Росархива?

Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а порядок его применения – приказом от 20.12.2019 № 237. По сравнению с прежним Перечнем 2010 года (приказ Минкультуры № 558) часть формулировок изменилась, поэтому механический перенос старых сроков в новую номенклатуру даёт ошибки.

В карточке дела в 1С:Документооборот заполняются срок хранения, ссылка на нормативный документ и статью, признак постоянного хранения и отметка ЭПК. Правила, которые команда зафиксировала письменно и применяла ко всем 1 420 делам:

• Отсчёт срока начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Дело, закрытое в июне 2026 года со сроком 5 лет, может быть уничтожено не ранее 2032 года.
• Документы по личному составу – 50 лет, если созданы начиная с 2003 года, и 75 лет для более ранних (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). В номенклатуре подрядчика это дало две разные группы кадровых дел.
• Налоговые документы – 5 лет (п. 1 ст. 23 НК РФ), документы по страховым взносам – 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ), бухгалтерские – не менее 5 лет после отчётного года (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ). Там, где отраслевые и налоговые сроки расходились, применяли больший.
• Отметка ЭПК означает, что часть документов дела может иметь научно-историческую ценность, и решение об их судьбе принимает экспертная комиссия. Такие дела нельзя включать в акт на уничтожение автоматически.
• Дела со сроком до 10 лет включительно в архив организации, как правило, не передаются и хранятся в подразделениях до истечения срока. У подрядчика это 612 дел – почти половина номенклатуры, и именно они дали сокращение архивного помещения.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает внедрение номенклатуры дел в 1С:Документооборот?

В описанном кейсе – 7 недель при 600 сотрудниках, 1 420 делах и одном выделенном методологе со стороны заказчика. Техническая настройка в системе заняла около недели, остальное время ушло на инвентаризацию, проектирование структуры и сопоставление сроков хранения со статьями Перечня. Универсального норматива по срокам таких проектов не существует: объём определяется не численностью персонала, а количеством дел и готовностью методологической базы.

Чем номенклатура дел в 1С:Документооборот 3.0 отличается от 2.1?

Набор сущностей одинаков: разделы, дела, тома, сроки хранения со ссылкой на статью, печатные формы обложки, листа-заверителя и описи. В 3.0 изменились навигация и группировка настроек, а правила автоматического отнесения документов к делам удобнее связывать с видами документов. Переходить на 3.0 ради номенклатуры смысла нет – она полноценно работает и в 2.1.

Можно ли уничтожить документы сразу после истечения срока хранения?

Срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве, и уничтожение оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после решения экспертной комиссии. Дела с отметкой ЭПК в акт автоматически не попадают – по ним комиссия принимает отдельное решение.

Какой штраф за нарушение правил хранения архивных документов?

По ст. 13.20 КоАП РФ – предупреждение или административный штраф: на граждан 1 000–3 000 ₽, на должностных лиц 3 000–5 000 ₽. Для акционерных обществ и ООО применяется также ст. 13.25 КоАП РФ: 2 500–5 000 ₽ на должностное лицо и 200 000–300 000 ₽ на организацию. Конкретную квалификацию определяет состав нарушения, поэтому сумму риска считайте по обеим статьям.

Сколько листов должно быть в одном томе дела?

Правила ограничивают том 250 листами при толщине около 4 см. Это ограничение разумно соблюдать и для электронных дел: том в несколько сотен документов тяжело описывать и выгружать по запросу. При достижении лимита заводится следующий том с тем же индексом и заголовком.

Нужно ли передавать в архив организации все дела?

Нет. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно, как правило, остаются в подразделениях до истечения срока и в архив не передаются. В кейсе это 612 дел из 1 420 – именно за счёт них удалось сократить арендуемую площадь архива с 42 до 21 м².

Нужно ли создавать номенклатуру дел заново каждый год?

Структура переносится копированием: разделы, заголовки и сроки хранения берутся из текущего года, переходящие дела сохраняют индекс, закрытые остаются в прошлом периоде. Утверждается номенклатура на календарный год и вводится в действие с 1 января, поэтому готовить её нужно в декабре, а не в январе.

Вывод

Перевод бумажного архива в 1С:Документооборот даёт измеримый результат, когда проект начинается с инвентаризации и методологии, а настройка системы идёт последней. У подрядчика на 600 сотрудников экономия сложилась из прозаических вещей: половина архивного помещения, отменённые курьерские выезды, часы, которые раньше уходили на поиск, и 340 папок, которые давно можно было уничтожить. Номенклатура дел со ссылками на статьи Перечня Росархива превратила архив из склада в учётную систему – и перестала требовать параллельного файла в Excel.

Технически в 1С:Документооборот 2.1 здесь нет ничего сложного: включить учёт по делам, завести разделы, создать дела и тома, закрепить связь видов документов с делами. Сложное – договориться внутри организации о сроках хранения и о том, кто за них отвечает. Эту часть нельзя отдать подрядчику целиком, но можно сильно ускорить, если рядом есть специалист, который уже проходил архивные проекты и знает, где типовые механизмы заканчиваются и начинаются настройки.

Найдите специалиста для решения этой задачи на koderion.ru – опишите задачу по номенклатуре дел и архиву, и получите предложения от специалистов по 1С:Документооборот с опытом подобных внедрений.