Регламент отчётности в 1С:ЗУП: график ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ
Автор: Михаил С., Архитектор 1С · Опубликовано: 15.10.2026
📅 Опубликовано 15 октября 2026 г.
Коротко: Регламент подготовки отчётности в 1С:ЗУП – это график контрольных точек, закреплённые роли и чек-листы проверки до отправки. Ближайшая задача – подготовить РСВ, 6-НДФЛ и раздел 2 ЕФС-1 за отчётный период; сроки каждого отчёта нужно сверить с актуальным календарём с учётом выходных. Базовый цикл проверки данных занимает 3 рабочих дня и снимает риск штрафов от 200 ₽ за документ до 30 % суммы взносов.
Главное о регламенте зарплатной отчётности
- У ЕФС-1 два режима сроков: приём, увольнение, договоры ГПХ, а также приостановление и возобновление действия трудового договора – следующий рабочий день; перевод, присвоение квалификации и подобные мероприятия, а также раздел 2 – 25-е число.
- Уведомления по НДФЛ подаются дважды в месяц: до 25-го за период с 1-го по 22-е (коды периода 01–03) и до 3-го числа следующего месяца за период с 23-го по последнее число (коды 11–13). Исключение – декабрь: по НДФЛ, исчисленному и удержанному за 23–31 декабря, уведомление подаётся и налог уплачивается не позднее последнего рабочего дня календарного года (п. 9 ст. 58, п. 6 ст. 226 НК РФ).
- Персонифицированные сведения сдаются за первый и второй месяцы квартала; за третий месяц их заменяет раздел 3 РСВ.
- Контрольные точки T-5 / T-3 / T-1 оставляют время на перерасчёты и отработку протокола с ошибкой, а день T держится как резервный.
- Цена опоздания: 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки 6-НДФЛ; по разделу 2 ЕФС-1 – 5 % от суммы взносов на травматизм, начисленной за последние три месяца отчётного (расчётного) периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30 % этой суммы и не менее 1 000 ₽ (ст. 26.30 125-ФЗ); по сведениям о трудовой деятельности по трудовым договорам – штраф должностному лицу от 300 до 500 ₽ по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ; ответственность за сведения по ГПХ проверяют отдельно; блокировка счёта при просрочке свыше 20 рабочих дней.
Зачем нужен регламент, если сроки и так известны?
Сроки знают все, а срывают их из-за данных, которые формируются вне бухгалтерии. Табель закрывает руководитель подразделения, приказ на увольнение подписывает кадровик, премию утверждает финансовый директор, больничный приходит извещением из СФР. Регламент фиксирует не форму отчёта, а точки передачи данных: кто и до какого числа закрывает документы в 1С:ЗУП, чтобы расчётчик успел сформировать отчётность и проверить её.
Второй мотив приземлённее – регламент защищает от потери знания. Расчётчик уходит в отпуск или меняет работу, и вместе с ним исчезает понимание того, какие отчёты в базе формируются автоматически, какие настройки учётной политики по зарплате уникальны, где лежит архив квитанций. По той же логике компании описывают порядок индексации зарплаты в 1С:ЗУП: любая повторяющаяся расчётная процедура нуждается в письменном описании с ролями и сроками.
Какие отчёты и в какие сроки сдаются в 2026–2027 годах?
Календарь состоит из четырёх групп: кадровые мероприятия (ЕФС-1), взносы (РСВ, персведения, раздел 2 ЕФС-1), НДФЛ (6-НДФЛ и уведомления) и стаж (годовой подраздел 1.2). Формы ЕФС-1 применяются по приказу СФР № 1462 – из них исключены коды ДИСТ и НДОМ, а также подраздел о назначении выплат по ОСС.
| Отчёт | Период | Срок сдачи | Адресат |
|---|---|---|---|
| ЕФС-1, подраздел 1.1 (приём, увольнение, заключение и прекращение ГПХ, приостановление и возобновление действия трудового договора) | По событию | Следующий рабочий день | СФР |
| ЕФС-1, подраздел 1.1 (перевод, присвоение квалификации и подобные мероприятия, отпуск по уходу) | Месяц | 25-е число следующего месяца | СФР |
| ЕФС-1, подраздел 1.2 (стаж) | Год | 25.01.2027 за 2026 год | СФР |
| ЕФС-1, раздел 2 (взносы на травматизм) | Квартал | 26.10.2026 за 9 месяцев | СФР |
| Персонифицированные сведения о физлицах | Месяц, кроме третьего месяца квартала | 25-е число следующего месяца | ФНС |
| РСВ | Квартал | 26.10.2026 за 9 месяцев, 25.01.2027 за год | ФНС |
| 6-НДФЛ | Квартал | 26.10.2026 за 9 месяцев, 25.02.2027 за год | ФНС |
| Уведомление по НДФЛ | 1–22 и 23 – конец месяца | 25-е и 3-е число; за 23–31 декабря – последний рабочий день года | ФНС |
| Уведомление по взносам | Первый и второй месяцы квартала | 25-е число следующего месяца | ФНС |
Переносы из-за выходных ломают привычку «сдаём 25-го» чаще, чем кажется: в 2026 году 25 апреля и 25 июля выпали на субботу, 25 октября – на воскресенье. Календарь проверяют на старте квартала, одновременно с обновлением графика. В самой программе список предстоящих дел с датами виден в разделе «Главное» – «Задачи организации», и переносы там учитываются автоматически.
Как построить график сдачи: шаблон контрольных точек
Схема строится от даты сдачи назад. Обозначим день сдачи как T и распишем шаги, закреплённые за конкретными ролями. Такую таблицу удобно вынести в приложение к приказу и продублировать напоминаниями в 1С:ЗУП.
| Точка | Действие | Ответственный |
|---|---|---|
| T-12 | Закрытие табелей, данные по невыходам, подтверждение премий | Руководители подразделений |
| T-10 | Проверка версии конфигурации, форматов отчётов, сертификатов и МЧД | Администратор или партнёр 1С |
| T-8 | Начисление зарплаты, расчёт взносов и НДФЛ за месяц | Расчётчик |
| T-6 | Сверка выплат: ведомости, депонент, касса и банк | Расчётчик и казначей |
| T-5 | Контрольные отчёты по НДФЛ и взносам, сверка с уведомлениями | Расчётчик |
| T-3 | Формирование ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ, проверка выгрузки | Расчётчик |
| T-2 | Согласование показателей и виза в журнале отправок | Главный бухгалтер |
| T-1 | Отправка и получение квитанции о приёме | Расчётчик |
| T | Резервный день: отработка протоколов с ошибками | Расчётчик |
Резервный день – главная страховка графика. Оператор ЭДО и приёмные комплексы бывают недоступны, отрицательный протокол приходит не мгновенно, а типовые причины отказа (просроченный сертификат, устаревший формат, несовпадение ОКТМО или КПП) требуют времени на исправление. Разбор ситуации, когда отчёт из 1С не уходит в контролирующий орган, полезно держать под рукой у каждого расчётчика.
Что должно быть в шаблоне регламента?
Рабочий документ укладывается в 3–5 страниц и состоит из восьми блоков.
- Область действия. Организации и обособленные подразделения в базе, перечень отчётов, версия конфигурации 1С:ЗУП.
- Роли. Расчётчик, кадровик, главный бухгалтер, руководители подразделений, администратор, внешний специалист: права в базе и предельный срок передачи данных.
- Календарь на год. Таблица с датами по каждому отчёту и уже учтёнными переносами выходных.
- График T-минус. Контрольные точки с привязкой к задачам в программе.
- Чек-листы проверки. Отдельные списки контрольных отчётов для ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ.
- Отправка и хранение. Кто отправляет, какой сертификат и МЧД используются, где хранятся квитанции и протоколы.
- Корректировки. Кто принимает решение, как фиксируется причина, кто уведомляет руководителя о риске штрафа.
- Эскалация. Недоступность оператора, болезнь расчётчика, незакрытый табель – для каждого сценария заместитель и крайний срок решения.
Когда отчётность готовит сотрудник вне офиса или к базе подключается внешний специалист, добавляется блок о доступе и защите персональных данных. Логика повторяет регламент удалённой работы с 1С: фиксируются канал подключения, перечень прав и запрет на выгрузку персональных данных на личные устройства.
Как проверить данные в 1С:ЗУП до отправки отчёта?
Проверка идёт от первички к отчёту: сначала смотрим, все ли документы проведены, затем сверяем аналитические отчёты из разделов «Налоги и взносы» и «Отчётность, справки», и только после этого формируем регламентированную форму.
Чек-лист по НДФЛ и 6-НДФЛ
- «Контроль сроков уплаты НДФЛ» – удержанный налог и срок перечисления, строки с просрочкой видны сразу.
- «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» – ключевой отчёт для раздела 2: сопоставляет периоды 1–22 и 23 – конец месяца с поданными уведомлениями.
- «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» – разбор расхождений на несколько рублей.
- Декабрь проверяют отдельно: по НДФЛ за 23–31 декабря уведомление и уплата приходятся на последний рабочий день календарного года, а не на 3-е число января (п. 9 ст. 58, п. 6 ст. 226 НК РФ).
- Коды вычетов: классификатор действует в редакции приказа ФНС № ЕД-7-11/757@ с 1 января 2026 года, устаревший код приводит к отказу в приёме.
- Доли районного коэффициента и северной надбавки с 2026 года выделяются из среднего заработка и облагаются по отдельным ставкам 13 % и 15 % (основная шкала 13–22 % к ним не применяется).
Чек-лист по взносам и РСВ
- «Проверка расчёта взносов» – находит расхождения между базой и суммой взносов.
- «Анализ взносов в фонды» и «Карточка учёта страховых взносов» – сверка по тарифам и по каждому физлицу.
- Предельная база 2026 года – 2 979 000 ₽ (постановление Правительства от 31.10.2025 № 1705): после превышения тариф 30 % меняется на 15,1 %.
- Для МСП проверяем применение пониженного тарифа к выплатам свыше 1,5 МРОТ: при МРОТ 27 093 ₽ порог равен 40 639,50 ₽ в месяц.
- Раздел 3 РСВ заполняется за последние три месяца отчётного периода (п. 7 ст. 431 НК РФ), поэтому сверяем так: суммы за первый и второй месяцы квартала в разделе 3 должны совпадать с ранее поданными персонифицированными сведениями, а третий месяц раскрывается только в разделе 3 РСВ.
Чек-лист по ЕФС-1
- Сопоставление журнала кадровых документов за месяц с отправленными подразделами 1.1.
- Договоры ГПХ: даты заключения и прекращения – отдельные мероприятия со сроком «следующий рабочий день». Тот же срок – у приостановления и возобновления действия трудового договора.
- Отчёт «Сведения о страховом стаже» для годового подраздела 1.2; периоды отпуска по уходу за ребёнком в годовые сведения попадают.
- Раздел 2: тариф по основному виду деятельности, скидки и надбавки, численность, работники-инвалиды.
- Кнопка «Проверить» в форме отчёта – форматно-логический контроль выгрузки перед отправкой.
Часто задаваемые вопросы
До какого числа сдавать РСВ и 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года?
До 26 октября 2026 года. Общий срок – 25-е число месяца, следующего за отчётным периодом, но 25 октября 2026 года приходится на воскресенье, поэтому срок переносится на ближайший рабочий день. В этот же день сдаётся раздел 2 ЕФС-1 за 9 месяцев.
Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, если в квартале не было выплат?
Если выплаты были хотя бы один раз с начала года, 6-НДФЛ сдаётся за все последующие отчётные периоды – отчёт заполняется нарастающим итогом. Освобождение действует только при отсутствии выплат физлицам с 1 января. Это частая причина штрафа в 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки.
Сколько уведомлений по НДФЛ подаётся за один месяц?
Два: до 25-го числа за период с 1-го по 22-е (коды периода 01, 02, 03 по месяцу квартала) и до 3-го числа следующего месяца за период с 23-го по последнее число (коды 11, 12, 13). Исключение – декабрь: по суммам НДФЛ, исчисленным и удержанным с 23 по 31 декабря, уведомление подаётся и налог уплачивается не позднее последнего рабочего дня календарного года (п. 9 ст. 58, п. 6 ст. 226 НК РФ). По страховым взносам уведомления подаются за первый и второй месяцы квартала, за третий месяц их заменяет РСВ.
За какие месяцы не сдаются персонифицированные сведения?
За март, июнь, сентябрь и декабрь – данные за третий месяц квартала включены в раздел 3 РСВ. Сведения за первый и второй месяцы квартала обязательны, срок – 25-е число следующего месяца.
В какой срок отправляется ЕФС-1 при увольнении сотрудника?
Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Тот же срок действует для приёма на работу, заключения и прекращения договора ГПХ, а также для приостановления и возобновления действия трудового договора (п. 6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ); за нарушение подачи сведений по трудовым договорам должностному лицу грозит штраф от 300 до 500 ₽ по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ; ответственность по сведениям о ГПХ рассматривают отдельно. Перевод, присвоение квалификации и отпуск по уходу за ребёнком отражаются в подразделе 1.1 до 25-го числа следующего месяца.
Какие отчёты в 1С:ЗУП помогают проверить 6-НДФЛ перед отправкой?
Три основных: «Контроль сроков уплаты НДФЛ», «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» для сверки раздела 2 с поданными уведомлениями и «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» для точечных расхождений. Открываются из разделов «Налоги и взносы» и «Отчётность, справки».
Нужно ли утверждать регламент приказом?
Юридической обязанности нет, но без приказа документ не связывает руководителей подразделений, которые передают табели и данные по невыходам. Рабочая практика: приказ по организации, лист ознакомления, ссылка на регламент в должностных инструкциях расчётчика и кадровика, пересмотр раз в год в декабре.
Выводы
Регламент подготовки отчётности в 1С:ЗУП решает три задачи: синхронизирует передачу данных между кадрами, подразделениями и бухгалтерией, создаёт резерв времени на перерасчёты и протоколы, сохраняет знание о базе в письменном виде. Минимальный рабочий комплект – календарь на год с переносами, график от T-12 до T, три чек-листа проверки, журнал отправок с квитанциями и порядок эскалации.
Привести базу в порядок перед квартальной отчётностью, настроить проверочные отчёты или разобрать расхождения между 6-НДФЛ и уведомлениями можно силами профильного специалиста – задачи по 1С:ЗУП решаются и разовой консультацией, и регулярным сопровождением.
Найдите специалиста для решения этой задачи на koderion.ru