1С:Розница: приём и учёт товара – пошаговая инструкция

📅 Опубликовано 13 июля 2026 г. · 🔄 Обновлено 15 сентября 2026 г.

Коротко: Приём товара в 1С оформляется документом «Поступление товаров» – вручную, из ЭДО-накладной или через ТСД. Дальше идут продажа (чек ККМ и «Отчёт о розничных продажах») и контроль остатков. Для маркированных групп (обувь, одежда, вода, парфюм, молочка, БАДы) обязательна работа с «Честным ЗНАКом»: коды DataMatrix сканируются при приёмке и выбытии. С 1 сентября 2026 года по данным ГИС МТ часть постановлений о штрафе выносится автоматически, без протокола, – прямо в момент продажи. Сроки настройки зависят от числа складов, касс и товарных групп; типовых нормативов на них нет.

Учёт товара – сердце любой розничной точки, и 1С:Розница закрывает весь путь номенклатуры: от заказа поставщику до пробития чека и возврата. В этой статье разберём, как устроен приём товара в 1С и что с ним происходит дальше, – так, чтобы это было понятно бухгалтеру, товароведу и руководителю магазина без единой строчки кода.

• Поступление оформляется документом «Поступление товаров» – вручную или загрузкой из ЭДО-накладной поставщика.
• Продажа фиксируется чеком на кассе (РМК), а сводно – «Отчётом о розничных продажах» за смену.
• Маркированный товар требует сканирования DataMatrix при приёмке и продаже – иначе оборот без кода грозит штрафом до 300 000 ₽ с конфискацией партии.
• Остатки контролируются отчётами «Остатки товаров» и «Ведомость по товарам» в реальном времени.
• Код товара и штрихкод – ключевые реквизиты для быстрой работы на кассе и корректной аналитики.

Как устроен учёт товара в 1С:Розница?

В основе программы лежит справочник «Номенклатура» – картотека всех товаров магазина. Каждая позиция имеет набор реквизитов: наименование, артикул, вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС и признак маркировки. Движение товара отражается через документы, которые формируют записи в регистрах остатков и продаж.

Отличие 1С:Розница от «большой» бухгалтерии в том, что учёт здесь ведётся в разрезе магазинов и складов, а операции максимально автоматизированы под работу кассира. Программа рассчитана на то, что пользователь на торговой точке не думает о проводках – он сканирует штрихкод, а система сама делает нужные движения.

Какие объекты отвечают за товар?

• Номенклатура – карточка товара с описанием и характеристиками.
• Штрихкоды номенклатуры – регистр, где хранятся EAN-13 и другие коды для сканера.
• Цены номенклатуры – установленные цены продажи по видам цен.
• Товары организаций и Товары на складах – регистры учёта остатков.

Как оформить поступление товаров в 1С:Розница?

Приёмка новой партии начинается в разделе «Закупки» → «Поступления товаров». Создаётся документ «Поступление товаров», в котором указывается поставщик, склад, организация и табличная часть с номенклатурой. По каждой строке заполняется количество, цена закупки и ставка НДС – с 2026 года базовая ставка составляет 22 %, льготная по социально значимым группам (детские товары, значительная часть продуктов) осталась на уровне 10 %.

На практике 1С:Розница поступление товаров редко вводят вручную полностью – это долго и ведёт к ошибкам. Есть три ускоряющих способа:

1. Загрузка из ЭДО. Электронная накладная от поставщика приходит в систему, и документ поступления создаётся автоматически с уже заполненными строками. Подробнее о развитии электронного документооборота мы писали в материале про ЭДО в 1С:Розница и тренды для касс.
2. Сканирование через ТСД. Терминал сбора данных считывает штрихкоды при физической приёмке, затем данные выгружаются в документ.
3. Загрузка из Excel или заказа поставщику. Если ранее оформлялся заказ, поступление создаётся на его основании одной кнопкой.

Что проверять при приёмке?

После проведения документа обязательно сверьте: совпадает ли фактическое количество с накладной, правильно ли распознались новые товары (система может создать дубли номенклатуры), корректны ли закупочные цены. Для маркированных групп приёмка невозможна без сканирования кодов – об этом ниже.

Совет: настройте автоматическое создание карточек номенклатуры по данным из ЭДО, чтобы товаровед не заводил каждую позицию руками. На крупной поставке это заметно сокращает время приёмки – основное время уходит именно на ручной ввод новых позиций.

Как настроить код товара и штрихкод?

Правильно заведённый 1С:Розница код товара – залог быстрой работы на кассе. В карточке номенклатуры есть несколько идентификаторов, и их важно не путать:

Реквизит	Назначение	Пример
Код	Внутренний номер в базе 1С	00-000123
Артикул	Код производителя/поставщика	NK-4521-BL
Штрихкод (EAN-13)	Считывается сканером на кассе	4600000012345
GTIN	Глобальный код для маркировки	04600000012345

Штрихкоды заводятся в разделе карточки «Штрихкоды» либо генерируются автоматически для весового и внутреннего товара. Если у поставщика штрихкод уже есть на упаковке – используйте именно его, чтобы не переклеивать этикетки. Для товара без штрихкода 1С печатает собственные этикетки через рабочее место «Печать этикеток и ценников».

Почему сканер не находит товар?

Частая проблема – сканер пикает, но товар не подставляется в чек. Причины: штрихкод не привязан к номенклатуре, привязан к другой позиции, либо на этикетке повреждён код. Решение – открыть карточку товара и проверить вкладку штрихкодов, при необходимости отсканировать код заново в поле привязки.

Как продать товар на кассе в 1С:Розница?

Продажа товара оформляется в рабочем месте кассира (РМК). Кассир сканирует штрихкоды, программа подбирает цену, считает сумму и скидки, после оплаты пробивает фискальный чек через подключённую онлайн-кассу. Каждый чек – это документ «Чек ККМ» в базе.

По итогам смены при закрытии кассы формируется сводный документ «Отчёт о розничных продажах», который списывает проданный товар с остатков и отражает выручку. Именно этот документ является основанием для товарного и бухгалтерского учёта продаж.

Как проходит 1С:Розница продажа товара по шагам?

1. Кассир открывает смену на кассе.
2. Сканирует штрихкоды товаров – они попадают в чек.
3. При необходимости вручную указывает количество (для весового товара).
4. Применяются автоматические скидки и бонусы программы лояльности.
5. Выбирается способ оплаты – наличные, карта, сертификат.
6. Пробивается чек, покупатель получает бумажный или электронный экземпляр.
7. В конце смены – закрытие кассы и формирование отчёта о продажах.

Отдельная тема – продажа маркированного товара 1С:Розница, где к обычному сканированию штрихкода добавляется считывание кода DataMatrix и его передача оператору «Честного ЗНАКа».

Как работать с маркированным товаром в 1С:Розница?

Список товарных групп, подлежащих обязательной маркировке, продолжает расширяться: обувь, одежда, парфюм, шины, молочная продукция, упакованная вода, БАДы, антисептики, пиво, детские товары и другие. К осени 2026 года график пополнили новые позиции: продукция для гигиены полости рта и бритвенные принадлежности вводятся в маркировку одним этапом с 1 октября 2026 года (постановление Правительства № 656), а по растительному маслу с 1 ноября 2026 года розница переходит на поэкземплярный учёт – каждый код выбывает отдельно, а не сводным объёмно-сортовым отчётом. По детским товарам маркировка остатков разрешена до 28 февраля 2027 года включительно. Для всех этих категорий 1С:Розница маркировка товаров – не опция, а требование закона.

Каждая единица такого товара несёт уникальный код DataMatrix. Магазин обязан отсканировать этот код при приёмке (ввод в оборот на балансе точки) и при продаже (вывод из оборота). Данные автоматически уходят в систему «Честный ЗНАК».

Как маркировать товар в 1С:Розница при приёмке?

Вопрос «1С:Розница как маркировать товар» на этапе поступления решается так: при приёмке маркированной продукции вместе с электронной накладной приходит перечень кодов маркировки. Товаровед сканирует DataMatrix с каждой упаковки и сверяет с документом. После проведения приёмки коды считаются принятыми на баланс магазина.

Технический нюанс, из-за которого приёмка маркированного товара в 1С срывается чаще всего: сканер должен быть двумерным и настроенным на работу с GS1 DataMatrix – код содержит служебный разделитель GS между группами данных. Если сканер его не передаёт, 1С получает «склеенную» строку и код не распознаётся как корректный.

Если поставщик работает без ЭДО или коды не сошлись, приёмку придётся корректировать вручную – это самая частая точка ошибок. Мы разбирали типичные проблемы в статье про 6 ошибок Честного ЗНАКа в 1С:Розница – рекомендуем изучить перед запуском.

Как продать маркированный товар?

При продаже маркированного товара 1С:Розница кассир сначала сканирует обычный штрихкод (или сразу DataMatrix), а затем считыватель фиксирует код маркировки. Программа проверяет код в «Честном ЗНАКе» онлайн: если код валиден – продажа проходит, товар выбывает из оборота. Если код уже был продан или недействителен – касса заблокирует пробитие чека.

С 1 сентября 2026 года эта проверка имеет прямые последствия: постановление о штрафе может выноситься автоматически, по данным ГИС МТ, без составления протокола – фактически в момент продажи. Поэтому «продать сейчас, разобраться потом» больше не работает.

Товарная группа	Маркировка	Штраф за нарушение
Обувь, одежда	Обязательна	Оборот без кода – до 300 000 ₽ с конфискацией (ст. 15.12 КоАП)
Молочная продукция	Обязательна	Оборот без кода – до 300 000 ₽ с конфискацией (ст. 15.12 КоАП)
Упакованная вода	Обязательна	Оборот без кода – до 300 000 ₽ с конфискацией (ст. 15.12 КоАП)
Парфюм, шины	Обязательна	Оборот без кода – до 300 000 ₽ с конфискацией (ст. 15.12 КоАП)
Любая группа: сведения не переданы в ГИС МТ	Обязательна	Ст. 15.12.1 КоАП: предупреждение или 1 000–10 000 ₽ на должностное лицо и 50 000–100 000 ₽ на организацию

Обратите внимание: это два разных состава. Один – за сам оборот немаркированного товара, другой – за непереданные или недостоверные сведения в систему мониторинга, когда код есть, но магазин о движении не отчитался. Актуальные изменения в требованиях к рознице удобно отслеживать в обзоре маркировки Честный ЗНАК 2026 для розницы – правила регулярно меняются, и отставание грозит штрафами.

Как контролировать остаток товара в 1С:Розница?

Контроль остатков – то, ради чего во многом внедряется автоматизация. 1С:Розница остаток товара показывает в реальном времени через набор отчётов раздела «Склад» и «Отчёты»:

• Остатки товаров – сколько единиц каждой позиции есть на складе или в магазине прямо сейчас.
• Ведомость по товарам – движение за период: начальный остаток, приход, расход, конечный остаток.
• Товары на складах – распределение остатков между несколькими точками.
• Анализ продаж – что продаётся хорошо, а что «зависло».

Что делать при расхождении остатков?

Расхождение между учётным и фактическим остатком – нормальная ситуация в рознице (пересортица, бой, воровство). Для сверки проводится инвентаризация: создаётся документ «Пересчёт товаров», сканируется фактическое наличие, а разницу списывают документом «Списание товаров» или приходуют «Оприходованием товаров».

Регулярная инвентаризация раз в месяц по проблемным группам и раз в квартал полная – минимальная гигиена товарного учёта. Без неё отчёты об остатках быстро теряют достоверность.

Как оформить возврат товаров в 1С:Розница?

Возврат товаров 1С:Розница обрабатывает по-разному в зависимости от того, когда покупатель вернул товар – в день покупки или позже.

Возврат в день продажи

Если чек ещё в текущей смене, возврат оформляется прямо в РМК: кассир находит нужный чек, выбирает возвращаемые позиции и пробивает чек возврата. Деньги возвращаются покупателю, товар возвращается на остаток.

Возврат в другой день

Если прошло время, создаётся документ «Возврат товаров от покупателя» в разделе «Продажи». Для маркированного товара при возврате код DataMatrix нужно повторно ввести в оборот – иначе товар нельзя будет продать снова легально. Это важный нюанс: при возврате маркировки касса и «Честный ЗНАК» должны отработать обратную операцию.

При оформлении возврата обязательно проверьте: возвращается ли товар на нужный склад, корректно ли восстанавливается остаток, и не образуется ли отрицательный остаток из-за ошибок в исходной продаже.

Частые ошибки при работе с товаром и как их избежать

За годы внедрений сложился типовой список проблем, которые обходятся магазинам дорого:

• Дубли номенклатуры. Один и тот же товар заведён дважды с разными кодами – остатки «размазываются», аналитика врёт. Решение: контроль при создании и регулярная чистка справочника.
• Отрицательные остатки. Продажа опережает оприходование. Настройте запрет продажи «в минус» или контроль последовательности документов.
• Непереданные коды маркировки. Продажа прошла, но код не ушёл в «Честный ЗНАК» из-за сбоя связи. Проверяйте статус передачи в конце смены – именно за это отвечает отдельный состав по сведениям в ГИС МТ.
• Неверные цены. Товар продаётся по старой цене, потому что новую забыли установить документом «Установка цен».

Для сравнения возможностей разных конфигураций малого бизнеса полезна статья 1С:Розница vs 1С:УНФ для малого бизнеса – иногда проблема не в настройке, а в выборе не той программы.

Если вы продаёте не только офлайн, но и на маркетплейсах, обратите внимание на разбор мифов об интеграции 1С:Розница с маркетплейсами – товарный учёт при омниканальных продажах имеет свою специфику.

Найдите специалиста для решения этой задачи на koderion.ru

Читайте также: Ошибка добавления маркированного товара в 1С:Розница

Что настроить до первой приёмки товара

Половина проблем с остатками рождается не в работе, а на старте: базу запустили «как получилось», а через месяц отчёты не сходятся. Порядок, который выстраивает учёт товара от поступления до продажи без переделок:

1. Организация, магазин, склад. Если физически есть торговый зал и подсобка – заводите два склада сразу. Разделить их задним числом, когда уже прошли сотни чеков, гораздо дороже, чем сделать это в первый день.
2. Функциональные опции в разделе «Администрирование»: характеристики, серии, маркировка, ЭДО, лояльность. Опция, включённая позже, не пересчитывает уже проведённые документы – старые поступления придётся перепроводить руками.
3. Подключаемое оборудование. Фискальный регистратор, сканер, при необходимости ТСД и весы. Ключевой момент: для маркировки нужен 2D-сканер (imager). Дешёвый лазерный линейный читает EAN-13, но DataMatrix не видит в принципе – заменить придётся всё равно.
4. Виды цен и правила ценообразования. Минимум две: закупочная и розничная. Без заполненных видов цен документ «Установка цен» не подтянет данные из поступления, и кассир будет пробивать нули.
5. Обмен с ЭДО и «Честным ЗНАКом». Проверьте, что подпись установлена и не истекает через неделю – приёмка маркированной партии с просроченной УКЭП просто не уйдёт.
6. Начальные остатки. Вводятся до открытия первой смены, обычно документом оприходования по итогам инвентаризации.

Финальная проверка занимает полчаса: примите тестовую поставку на 3–5 позиций, установите цены, распечатайте ценник, пробейте чек на кассе и оформите по нему возврат. Если весь круг прошёл без ошибок – точку можно открывать.

Как оформить акт приёма-передачи товара в 1С?

Накладная и акт решают разные задачи. Накладная (или УПД) фиксирует переход права собственности: товар стал вашим, встал на баланс, попал в остатки. Акт приёма-передачи товара в 1С нужен там, где собственность не переходит либо фактическая приёмка разошлась с документами поставщика.

Когда без акта не обойтись

• Расхождения при приёмке. Привезли меньше, пересорт, бой, брак. Факт расхождения по количеству и качеству фиксируют актом (традиционно используют форму ТОРГ-2), а в базу проводят ровно то количество, которое реально приняли. Проводить накладную «как есть», а недостачу списывать потом – самая дорогая ошибка: она портит и остатки, и расчёты с поставщиком.
• Передача между материально ответственными лицами. Смена товароведа, переезд точки, передача товара в другой магазин – в 1С это «Перемещение товаров», а акт подписывают стороны физически.
• Товар не ваш. Хранение, комиссия, давальческое сырьё – здесь акт основной документ, потому что накладной на реализацию просто нет.

Приём товара на хранение в 1С

Ответственное хранение отличается от покупки принципиально: вещь остаётся чужой, вы отвечаете за её сохранность и обязаны вернуть ту же партию. В бухгалтерском учёте такой товар не смешивается с собственными запасами – он учитывается за балансом, на счёте 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». В 1С:Бухгалтерии для этого предусмотрен отдельный вид операции в документе поступления: суммы не попадают в себестоимость и не увеличивают складские запасы организации.

В 1С:Розница отдельного механизма ответственного хранения нет – конфигурация заточена под собственный товар и кассу. Практическое решение: завести для чужого товара отдельный склад, чтобы он физически и учётно не пересекался с товаром на продажу, а забалансовый учёт вести в бухгалтерской базе. Приём товара на хранение в 1С оформляют актом (обычно по форме МХ-1), а возврат поклажедателю – актом о возврате.

Не путайте хранение с комиссией. Хранитель товар не продаёт – он его бережёт и возвращает. Комиссионер продаёт чужой товар от своего имени, отчитывается комитенту и получает вознаграждение; для этой схемы в 1С свои документы и свой отчёт комитенту. Если товар взяли «на реализацию», это почти всегда комиссия, а не хранение, и оформлять её нужно соответственно.

Акт приёма товара в 1С 8.3: где искать печатную форму

Печатные формы вызываются из самого документа приёмки – кнопкой «Печать». Состав форм зависит от конфигурации и релиза: в бухгалтерских решениях набор шире, в 1С:Розница он ограничен розничными сценариями. Если нужной формы в списке нет, есть два рабочих пути: подобрать внешнюю печатную форму и подключить её в «Дополнительных отчётах и обработках» либо оформить акт вне базы, сославшись на него в комментарии к документу. Придумывать «универсальный акт» из накладной не стоит – при споре с поставщиком значение имеет подписанный двусторонний документ, а не распечатка из учётной системы.

Чем приём товара в 1С:Бухгалтерии отличается от 1С:Розницы?

Обе конфигурации работают на платформе 1С:Предприятие 8.3, поэтому приём товара в 1С 8.3 внешне похож: шапка с поставщиком и складом, табличная часть, кнопка «Провести». Разница – в том, что происходит после проведения.

Что сравниваем	1С:Розница	1С:Бухгалтерия
Документ приёмки	«Поступление товаров»	«Поступление (акт, накладная, УПД)»
Что формируется	Движения по регистрам товаров и цен	Бухгалтерские проводки и налоговый учёт
Аналитика	Магазин, склад, касса, характеристики	Счета учёта, субконто, НДС, счета-фактуры
Кто работает	Товаровед, администратор точки	Бухгалтер
Хранение и комиссия	Отдельного забалансового учёта нет	Счета 002, 004, отдельные виды операций

Практический вывод: приём товара в 1С:Бухгалтерия – это про НДС, себестоимость и отчётность, а приём товара в 1С:Розница – про то, чтобы позиция как можно быстрее оказалась на полке с ценником и корректно пробилась на кассе. В магазинах обычно работают обе базы: розничная ведёт оперативный учёт и кассу, бухгалтерская принимает сводные документы продаж по обмену. Дублировать приёмку в двух системах вручную не нужно – это прямой путь к расхождениям.

Маркировка при этом требуется и там, и там: обмен с «Честным ЗНАКом» и приём кодов из УПД поддерживаются в обеих конфигурациях, отличается только глубина розничных сценариев – выбытие через кассу живёт на стороне 1С:Розница.

Отсюда и разница в обучении. Бухгалтеру нужны проводки, счета-фактуры и закрытие месяца, а кассиру и товароведу достаточно короткого учебника по 1С для продавцов: приём, учёт товара, продажа и возврат – по одной странице на операцию, с картинками интерфейса вашей базы. Такой документ пишется один раз при запуске и потом экономит часы объяснений при каждой смене персонала: новый сотрудник открывает инструкцию, а не дёргает администратора посреди очереди.

Частые вопросы

Почему остаток не уменьшился сразу после продажи?

Чек ККМ фиксирует продажу, но списывает товар не он, а «Отчёт о розничных продажах», который формируется при закрытии смены. Пока смена открыта, в отчёте «Остатки товаров» вы видите цифру на начало дня. Хотите видеть остаток онлайн – смотрите отчёты по продажам за смену или настройте контроль остатков в РМК, чтобы касса предупреждала о нехватке.

Поставщик работает без ЭДО, накладная бумажная. Как принять товар?

По обычному товару – руками или через ТСД: создаёте «Поступление товаров», сканируете штрихкоды с упаковок, вбиваете количества и цены. По маркированным группам так не получится: коды всё равно должны прийти электронным документом. Если поставщик не отправил УПД, товар нельзя принять на баланс и, соответственно, легально продать. Решается только на стороне поставщика.

Касса не даёт пробить маркированный товар – что проверять?

По порядку: считался ли код целиком, есть ли связь с проверкой кодов, не продан ли этот экземпляр ранее, числится ли он на балансе магазина. Про «целиком» есть ориентир: базовая структура кода маркировки – это 31 символ, из которых 14 приходятся на GTIN после группы (01) и 13 на серийный номер после (21); табак здесь исключение с более коротким серийником. Если сканер отдаёт заметно меньше, код повреждён или сканер обрезает данные. Самая частая причина отказа – товар физически стоит на полке, но приёмка по маркировке не завершена. Тогда код в обороте у поставщика, а не у вас.

Что делать, если товар продали раньше, чем оприходовали?

Появится отрицательный остаток. Оформите поступление задним числом – датой фактической приёмки – и перепроведите документы за период по порядку. После этого проверьте себестоимость: при продаже «в минус» она могла посчитаться по нулю. Чтобы ситуация не повторялась, включите запрет продажи при отсутствии остатка.

Один и тот же товар завёлся дважды. Как склеить карточки?

Через обработку объединения элементов справочника: выбираете дубли, указываете основную позицию, все документы и штрихкоды переносятся на неё. Делайте это в архивной копии базы или в нерабочее время – операция затрагивает движения по регистрам. И заранее решите, кто в магазине отвечает за создание номенклатуры: дубли почти всегда появляются, когда карточки заводит кто угодно.

Нужна ли отдельно 1С:Бухгалтерия?

1С:Розница ведёт товарный и оперативный учёт, но не считает налоги и не сдаёт отчётность. Для магазина на УСН или патенте с одной точкой этого хватает на уровне склада и кассы; бухгалтерию всё равно ведут отдельно и настраивают выгрузку сводных документов продаж. С 2026 года этот вопрос стал острее: порог, с которого упрощенец становится плательщиком НДС, снижен до 20 млн ₽ дохода, а лимит для патента – 20 млн ₽. Небольшая точка, спокойно работавшая без НДС, может пересечь порог в середине года – и тогда корректные закупочные цены и ставки в поступлениях понадобятся уже не «для порядка», а для декларации.

Для настройки кассы и маркировки под ключ – исполнители по рознице и маркировке.