ЕГАИС в 1С — учёт алкоголя через УТМ

ЕГАИС — система ФСРАР для учёта алкоголя. Как подключить УТМ к 1С, принимать электронные ТТН, оформлять акты расхождений и вести помарочный учёт.

Что такое ЕГАИС и УТМ

ЕГАИС — Единая государственная автоматизированная информационная система учёта алкоголя. Оператор — ФСРАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка).

Для работы с ЕГАИС обязателен УТМ (Универсальный транспортный модуль) — отдельная программа, которая стоит между 1С и серверами ФСРАР. Без УТМ ни одна операция с алкоголем в учёте не пройдёт.

• Кто обязан подключаться — Розница алкоголя (включая пиво и сидры с 2016 года), оптовые поставщики, производители, общепит при закупке алкоголя для перепродажи.
• УТМ — Бесплатное ПО от ФСРАР, устанавливается на компьютер или сервер торговой точки, общается с 1С по локальному HTTP.
• Аппаратный ключ — JaCarta SE / Рутокен ЭЦП 2.0 с записанной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Без ключа УТМ не работает.

Как подключить ЕГАИС к 1С

В типовых конфигурациях есть встроенная подсистема ЕГАИС. Подключается через раздел «Сервис» → «ЕГАИС».

• 1С:Розница 2.x/3.x — Полная поддержка ЕГАИС, помарочный учёт, акты постановки на баланс, акты списания.
• 1С:Управление торговлей (УТ) — Поддержка опта и розницы, обмен ТТН, регистры остатков ЕГАИС.
• 1С:УНФ — Базовая поддержка для микро-бизнеса, ограниченный функционал по сравнению с УТ и Розницей.
• 1С:Общепит — Учёт закупок алкоголя для баров и ресторанов, регистр 2 (с 2018 года списание у общепита идёт по факту вскрытия).
• Что настраивается — Адрес УТМ (обычно http://localhost:8080), сертификат КЭП, организация в ФСРАР, торговые точки (FSRAR_ID).

КЭП на JaCarta/Рутокен. КЭП выпускается в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ ФНС или коммерческие), записывается на JaCarta SE или Рутокен ЭЦП 2.0. Срок действия — обычно 12 месяцев, продление обязательно.

Приём ТТН и акты расхождений

Основной поток розницы — получение электронных товарно-транспортных накладных от поставщиков.

1. Поставщик отгружает ТТН — ТТН с уникальным WBRegId приходит через УТМ в очередь входящих документов в 1С.
2. Сверка с фактической поставкой — Кладовщик сверяет ТТН с физической поставкой по количеству и алкокодам каждой позиции.
3. Подтверждение или акт расхождений — Если всё совпало — подтверждение ТТН. Если расхождения — оформляется акт расхождений (частичный приём, недостача, излишки).
4. Регистры 1 и 2 — После подтверждения партия попадает на регистр 1 (склад). При перемещении в торговый зал — на регистр 2 (зал). Помарочный учёт ведётся отдельно для каждой марки.

Помарочный учёт и розничная продажа

С 2018 года для крепкого алкоголя обязателен помарочный учёт — каждая бутылка имеет уникальную акцизную марку (формат PDF417).

• Сканирование марки на кассе — При продаже сканируется PDF417 с марки, код уходит в УТМ, чек одновременно фискализируется в ОФД и передаётся в ЕГАИС.
• Акты списания — Для боя, порчи, личного потребления — оформляется акт списания с указанием марок.
• Алкодекларация — Юрлица сдают ежеквартальную декларацию по форме 11/12. С 2018 года для держателей ЕГАИС-учёта декларация заполняется автоматически из данных ЕГАИС.
• Возврат поставщику — Оформляется как исходящая ТТН на поставщика со ссылкой на исходную партию.

УТМ должен быть запущен постоянно. Если УТМ остановлен — продажа алкоголя через кассу невозможна. Магазину при сбое УТМ нужно либо чинить, либо приостанавливать продажу алкоголя до восстановления связи с ФСРАР.

Premium-формат

См. структурированный premium-вариант выше.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли ЕГАИС для продажи пива?

Да. С 2016 года ЕГАИС обязателен для всех продавцов алкогольной продукции, включая пиво и пивные напитки. С 2024 года для разливного пива в кегах введён помарочный учёт через систему «Честный знак». Подключение УТМ и КЭП — обязательны независимо от того, продаёте вы только пиво или весь спектр алкоголя.

Можно ли использовать один УТМ на несколько торговых точек?

Нет, по правилам ФСРАР каждая обособленная торговая точка (магазин, склад) должна иметь свой УТМ с привязкой к конкретному FSRAR_ID. Один УТМ — одна точка. Это касается и сетевой розницы: если у компании 10 магазинов, нужны 10 УТМ и 10 КЭП.

Что делать, если ТТН пришла с ошибкой?

Если расхождение по количеству — оформляется акт расхождений (частичное подтверждение). Если ошибка в позициях (не тот алкокод) — отказ от приёмки, поставщик переоформляет ТТН. Подтверждать ТТН с заведомо неверными данными нельзя — это нарушение учёта, штрафы по ст. 14.19 КоАП.

Какие конфигурации 1С лучше для алкомагазина?

Для специализированного алкомаркета — 1С:Розница (полный помарочный учёт, ассортимент, акции). Для смешанной розницы с алкоголем и продуктами — тоже 1С:Розница или 1С:УТ. Для бара/ресторана с закупкой алкоголя — 1С:Общепит. 1С:УНФ подходит для микро-магазинов, но функционал ЕГАИС там ограничен.